Documentos esenciales
El programa de documentos esenciales de la Universidad de Zaragoza debe incluirse como parte de la estrategia de la gestión de riesgos de la propia Universidad.
El Reglamento del Archivo Universitario de la Universidad de Zaragoza define en su art.20.5, que el director del Archivo Universitario elaborará un programa de documentos esenciales que garantice la seguridad ante posibles incidencias que pudieran poner en peligro la conservación de dicha documentación.
Se consideran documentos esenciales aquellos de mayor trascendencia institucional, es decir, los que son indispensables para el funcionamiento de la Universidad y aseguran la continuidad de sus actividades en caso de desastre. Son documentos que garantizan los derechos y obligaciones fundamentales de la Universidad y son testimonio del cumplimiento de las funciones encomendadas a la Universidad en sus Estatutos.
En el contexto de la valoración documental surge la necesidad de calificar los documentos esenciales, ya que su pérdida o su falta de disponibilidad, en caso de que tuviera lugar una situación de emergencia, pondrían en peligro los derechos y obligaciones de la propia Universidad y de aquellos a los que sirve.
Es por ello, que en el Título III, art.1 del Reglamento del Archivo Universitario, establece entre las funciones de la Comisión de Archivos, el estudio de las propuestas de calificación de documentos esenciales con el fin de adoptar las medidas de conservación y gestión más adecuadas.
Programa de documentos esenciales de la Universidad de Zaragoza